KI & Automatisierung
KI-Zeiterfassung: Dein Arbeitstag automatisch zusammengefasst
TimeEngineer analysiert jede Nacht die erfassten Zeiten und Projektnotizen und legt morgens eine KI-Zusammenfassung auf dem Dashboard bereit – für Mitarbeitende und Büroleitung. Keine manuelle Auswertung, kein Nachfragen, kein Vergessen.
Was ist die AI Summary?
Ein täglicher KI-Tagesbericht – für jeden Mitarbeitenden und die Büroleitung.
Für Mitarbeitende
Jeder Mitarbeitende sieht morgens auf dem Dashboard einen Überblick des eigenen gestrigen Arbeitstags. Welche Projekte wurden bearbeitet? Was waren die wichtigsten Aufgaben? Die KI wertet Zeiteinträge und Projektnotizen automatisch aus.
Für Admins & Büroleitung
Admins erhalten eine büroweite Übersicht: Was hat das gesamte Team gestern gemacht? Welche Projekte waren in Bearbeitung? Die AI Summary aggregiert die Einträge aller Mitarbeitenden zu einem strukturierten Tagesbericht.
Wie die AI Summary funktioniert
Vollautomatisch – ohne Setup, ohne Mehrarbeit.
1. Zeiten und Notizen erfassen
Mitarbeitende erfassen Arbeitszeiten und Projektnotizen in TimeEngineer – so wie immer. Die AI Summary braucht keine separate Eingabe oder ein zusätzliches Format.
2. Nächtliche KI-Analyse
Jede Nacht analysiert TimeEngineer automatisch die Zeiteinträge und Projektnotizen des Vortags. Der Prozess läuft im Hintergrund – kein Klick, kein Warten.
3. Tagesbericht auf dem Dashboard
Morgens liegt der Tagesbericht auf dem Dashboard bereit. Mitarbeitende sehen ihren eigenen Rückblick, Admins zusätzlich die büroweite Übersicht.
Details aus der Praxis
Was Büros vor der Einführung konkret wissen wollen.
- Was passiert, wenn an einem Tag keine Einträge erfasst wurden?
- Das Dashboard zeigt einen neutralen Hinweis mit dem Datum. Die KI generiert keine Summary aus dem Nichts — kein Fehler, kein leerer Bildschirm.
- Wie viele Einträge braucht man für eine sinnvolle Summary?
- Schon ein einziger Zeiteintrag mit einer kurzen Notiz reicht für eine vollständige Zusammenfassung. In unseren Tests mit echten Produktionsdaten hat selbst ein einziger Eintrag gute Ergebnisse geliefert. Mehr Notizen bedeuten mehr Tiefe, aber es gibt keine Mindestzahl.
- Erscheint die Summary immer auf Deutsch?
- Ja, immer auf Deutsch — unabhängig davon, in welcher Sprache die Notizen geschrieben wurden.
- Kann die Summary exportiert werden?
- Die Summary ist im Dashboard lesbar, aber aktuell nicht exportierbar.
- Gibt es einen Opt-out für die AI Summary?
- Die AI Summary ist für alle Nutzer aktiv und läuft automatisch im Hintergrund — kein Setup, kein Opt-in nötig. Einen Opt-out gibt es aktuell nicht. Wer ihn benötigt, kann uns direkt kontaktieren.
Warum das für Architekturbüros relevant ist
Mehr Kontext, weniger Nachfragen – für Mitarbeitende und Büroleitung.
Nie wieder leere Erinnerung am Montag
Die tägliche Zusammenfassung hilft bei stressigen Arbeitstagen und Erinnerungslücken. Mitarbeitende sehen genau, was sie am Vortag bearbeitet haben – und können Projektnotizen schneller und vollständiger führen.
Bessere Projektdokumentation
Je detaillierter die Zeiteinträge und Notizen, desto besser die Zusammenfassung. Das schafft einen positiven Anreiz: Wer besser dokumentiert, bekommt einen besseren Tagesrückblick.
Überblick für die Büroleitung
Admins müssen nicht einzeln bei Mitarbeitenden nachfragen, woran wer gearbeitet hat. Die büroweite Summary liefert täglich den Überblick – kompakt und strukturiert.
Automatisch aus bestehenden Daten
Der Tagesbericht entsteht vollautomatisch aus den bereits erfassten Daten. Kein Zusatzaufwand, keine neuen Prozesse, kein separates Tool.
KI made in Europe, DSGVO-konform
Die AI Summary verarbeitet sensible Arbeitsdaten. Deshalb läuft sie ausschließlich über europäische Infrastruktur – ohne US-Abhängigkeit.
KI-Verarbeitung in der EU
Die KI-Funktionen laufen ausschließlich über Mistral AI mit Sitz in Paris, Frankreich — einem europäischen KI-Unternehmen. Wir haben mehrere Modelle formal gegeneinander getestet; das kleinste Mistral-Modell hat dabei am besten abgeschnitten: schneller, kostengünstiger und in der Inhaltsgenauigkeit vorne. Keine Abhängigkeit von OpenAI, Microsoft Azure oder Google.
Server in Deutschland
Alle Zeiterfassungs- und Projektdaten werden auf Hetzner-Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Kein Datentransfer in die USA oder andere Drittstaaten.
Strikte Mandantentrennung
Jede Organisation sieht ausschließlich ihre eigenen Daten. Die AI Summary greift technisch nur auf Einträge der eigenen Organisation zu – eine Vermischung mit anderen Büros ist systemseitig ausgeschlossen.
Keine Nutzung für Modelltraining
Deine Zeiterfassungs- und Projektdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Wir senden keine Inhalte an US-amerikanische KI-Dienste, die Daten zur Modellverbesserung verwenden.
Mehr zu Datenschutz und technischen Maßnahmen: DSGVO-konforme Zeiterfassung
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