„TimeEngineer ist für uns das Werkzeug, mit dem wir sehen, bei welchem Projekt wie viele Stunden angefallen sind – ich kann den Zeitraum angeben und mir das auswerten lassen.“
Oliver Hoppe & Claudia Pieper, Partner bei Schenten & Partner Architekten PartGmbB, Hagen
Schenten & Partner: Website besuchenDie Ausgangslage
„Im Grunde genommen waren es zwei Dinge. Zeiterfassung ist ja das Thema, dass man die Zeiten der Mitarbeiter auch einhalten muss, mit Pausenzeiten und so weiter – das war der eine Punkt. Der zweite Punkt war, dass wir die Projekte vorher auch schon dokumentiert und Stunden aufgeschrieben haben. Der ausschlaggebende Punkt war: Wir müssen die Stunden der Mitarbeiter rechtssicher festhalten, Pausen dokumentieren und auch mal nach Urlaubstagen gucken", sagt Claudia Pieper. Oliver Hoppe ergänzt: „Bei uns ist das differenzierter zu betrachten, weil wir beide eine Partnerschaft haben und ein Partnerschaftsvertrag hinterlegt ist, der jeweils die Kosten der Mitarbeiter festlegt. Wenn also jemand für einen von uns beiden arbeitet, muss man das nachhalten. Das war vorher total mühselig, anhand von Tabellen – das war voll die Krux, dass man das alles per Hand nachrechnen musste." Seit November 2024 ist Schenten & Partner dabei – noch mit der ersten Alpha-Version von TimeEngineer.
Die Entscheidung
„Als wir uns dazu entschieden haben, wussten wir eigentlich noch gar nicht, was uns erwartet und was man alles machen kann", so Claudia Pieper. „Am Anfang war für mich wirklich dieses: nochmal Stunden festhalten – und die Hoffnung, dass man die Stunden leichter zusammenfügen und ausgeben kann, weil wir ja auch Stundennachweise führen müssen. Dass das alles leichter und schneller geht und man so eine Übersicht hat. Wir haben am Anfang mitgekriegt, dass noch nicht alles da war, aber man konnte mithelfen und sagen: Das hätten wir noch gerne, das wäre toll. Die Ansprüche sind erst gewachsen, weil man beim Nutzen feststellt, was fehlt."
Die Nutzung im Alltag
„Die Mitarbeiter nehmen das schon ganz gut an. Von Anfang an hat das gut geklappt – ich glaube, die haben das alle von Anfang an mitgemacht", berichtet Claudia Pieper. Oliver Hoppe: „Das ist eine Verpflichtung. Wenn die Stunden eingetragen sind, muss ich das am Ende des Jahres auch nicht mehr nachhalten und fragen: Warst du da eigentlich im Urlaub? Aktuell ist es bei uns so verlagert, dass jeder seine eigenen Projekte hat und mit seinen eigenen Stunden umgehen kann, wie er will. Aber in dem Augenblick, wo Claudia und ich zusammen an einem Projekt arbeiten, wäre es ja fahrlässig, die eigenen Stunden nicht einzutragen. Ich halte meine Stunden auch deshalb nach, weil sonst die Frage kommt: In welcher Leistungsphase habe ich denn wie viele Stunden verbraten? Und zwar über alles, auch meine persönlichen."
Das Ergebnis
„Das Wesentliche, was ich hier schätze, ist, dass man die Projekte, die auf Stundenbasis laufen, nach Vereinbarung mit dem Auftraggeber kurzerhand abrechnen kann – man kann eine Tabelle rausschreiben", sagt Oliver Hoppe. „Ich kann in einer relativ fixen Übersicht schauen, bei welchem Projekt wie viele Stunden insgesamt angefallen sind, innerhalb eines Zeitraums X, klassischerweise innerhalb eines Jahreszeitraums, um dann die Kosten gegenüber den Einnahmen geltend machen zu können. Am Ende kann ich rausfiltern, wie viele Stunden jeder von uns für das Projekt verbraten hat und wie viele Stunden den einzelnen Mitarbeitern zuzuschreiben sind. Ich kann den Zeitraum angeben, ich kann mir das auswerten lassen – sei es Monatsberichte oder eine Jahresauswertung für den Steuerberater, der dann den ordentlichen Gewinn für jeden ermittelt. Diese Rohdaten bekommt man damit schnell hin." Claudia Pieper: „Die Handhabung ist jetzt natürlich viel besser und viel leichter. Da hat sich immer mehr getan und es wird immer komfortabler."
Der Erfolg & Ausblick
„Die Mitarbeiter nehmen das gut an, von Anfang an hat das gut geklappt. Und ja – weiterempfehlen würden wir euch", so Claudia Pieper. Oliver Hoppe rät anderen Büros: „Eine Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung ist jedem Architekten anzuraten – da ist man regelmäßig mit dem privaten Vermögen raus, und über die letzten zehn Jahre sind es statistisch immer mehr geworden. Wenn Büros mehrere Mitarbeiter haben und sich die Mitarbeiterkosten teilen, ist so ein Programm insofern interessant, weil man das ausfiltern kann."