Ratgeber
Vertrauensarbeitszeit trotz Zeiterfassungspflicht, geht das?
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Ja, Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassungspflicht schließen sich nicht aus. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten lückenlos erfassen, unabhängig davon, ob im Büro, im Homeoffice oder beim Bauvorhaben vor Ort. Vertrauensarbeitszeit bedeutet nicht, dass keine Zeiterfassung stattfindet, sondern dass Mitarbeitende innerhalb eines Rahmens selbst entscheiden, wann sie arbeiten. Die Erfassung selbst bleibt Pflicht, sie läuft nur ohne engmaschige Vorgaben zu Kommen und Gehen ab.
Was genau verlangt der BAG-Beschluss von Planungsbüros?
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass sich eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits aus §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ergibt, nicht erst aus einem noch zu verabschiedenden Gesetz. Für Architektur- und Ingenieurbüros heißt das konkret: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden, auch für Beschäftigte mit Vertrauensarbeitszeit-Vereinbarung. Der Unterschied zu starren Arbeitszeitmodellen liegt nicht in der Erfassungspflicht selbst, sondern darin, wer die Lage der Arbeitszeit bestimmt.
Wie lässt sich Vertrauensarbeitszeit praktisch mit Zeiterfassung kombinieren?
- Selbsterfassung statt Vorgabe: Mitarbeitende tragen ihre Zeiten selbst ein, ohne dass Vorgesetzte Kommen und Gehen live mitverfolgen.
- Aufgaben- statt Stempeluhr-Logik: Erfassung passiert projekt- und leistungsphasenbezogen, nicht als reiner Kommt-Geht-Stempel.
- Flexible Erfassungsorte: Ob Homeoffice, Baustellentermin oder Büro, die Erfassung läuft am gleichen Ort mit, ohne dass dafür ins Büro gefahren werden muss.
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch im Homeoffice und bei Außenterminen?
Ja. Der Arbeitsort ändert nichts an der Pflicht, nur an der praktischen Umsetzung. Homeoffice-Tage, Ortstermine und Baustellenbesuche zählen genauso als Arbeitszeit wie Bürostunden. Für Büros, die viel mobil unterwegs sind, etwa Bauleitung oder Objektüberwachung in LP8, ist das oft der eigentliche Praxisknackpunkt: nicht die Grundsatzfrage Pflicht ja oder nein, sondern wie jemand unterwegs ohne Zettel und Excel am Abend erfasst.
Beispiel
Eine Architektin ist montags im Homeoffice (Planung), dienstags auf zwei Baustellenterminen unterwegs, mittwochs bis freitags im Büro. Mit App-basierter Zeiterfassung trägt sie unterwegs direkt am Termin die Zeit auf das jeweilige Projekt und die Leistungsphase, zum Beispiel LP8, ein, statt am Freitag aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
Was droht bei Nichteinhaltung?
| Risiko | Praktische Relevanz für Planungsbüros |
|---|---|
| Bußgeld bei behördlicher Prüfung | Aufsichtsbehörden können die Nachbesserung schon heute auf Basis des ArbSchG anordnen, bei Nichtbefolgung drohen Bußgelder nach den bestehenden Ordnungswidrigkeiten-Regelungen. |
| Beweislast bei Überstunden- oder Vergütungsstreit | Ohne Aufzeichnung liegt die Beweislast faktisch eher beim Arbeitgeber. |
| Fehlende Projektkalkulationsgrundlage | Ohne saubere Zeiterfassung fehlt die Datenbasis für Nachkalkulation und Honorarprüfung. |
So führt ihr Vertrauensarbeitszeit rechtssicher ein
Fünf Schritte, mit denen die Einführung nicht wie ein Kontrollsystem wirkt.
- 1Rahmen schriftlich festhalten: Kernarbeitszeit, falls vorhanden, Erreichbarkeitsfenster und Projektfristen dokumentieren, ohne die eigentliche Freiheit der Vertrauensarbeitszeit einzuschränken.
- 2Erfassungstool wählen, das Selbsteintrag statt Fremdüberwachung ermöglicht: mobile Erfassung, kein Live-Tracking von Kommen und Gehen durch Vorgesetzte.
- 3Pausen- und Ruhezeiten weiter transparent kommunizieren: §4 und §5 ArbZG gelten unverändert, auch bei freier Zeiteinteilung.
- 4Auswertungen aggregiert nutzen, für Projektkalkulation und Kapazitätsplanung, nicht zur Einzelkontrolle von Mitarbeitenden, sonst kippt die Vertrauenskultur.
- 5Team einmalig einweisen: warum die Erfassung Pflicht ist (Rechtsgrundlage), warum sie kein Kontrollinstrument ist (Zweck), damit niemand die Einführung als Misstrauen liest.
Vertrauensarbeitszeit dokumentieren, ohne sich wie überwacht zu fühlen
TimeEngineer erfasst Zeiten projekt- und leistungsphasenbezogen statt als reine Kommt-Geht-Stempeluhr, im Büro, im Homeoffice oder direkt auf der Baustelle per App. Mitarbeitende tragen ihre Zeiten selbst ein, die Erfassung läuft im Hintergrund mit, nicht als Kontrollinstrument im Vordergrund.
Vertrauensarbeitszeit dokumentieren, ohne Stempeluhr-Gefühl
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