Ratgeber
Zeiterfassung für Nachunternehmer und freie Mitarbeitende im Planungsbüro
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Nachunternehmer sind in Architektur- und Ingenieurbüros seltener, als der Begriff vermuten lässt. Fachplaner wie Tragwerksplanung oder TGA arbeiten in der Regel nicht im Auftrag des Architekturbüros, sondern direkt für den Bauherrn. Im Büroalltag sind Nachunternehmer vor allem freie Mitarbeitende, die in Spitzenzeiten oder für einzelne Leistungsphasen mitarbeiten. Ihre Stunden gehören in dieselbe Projektauswertung wie die des eigenen Teams.
Wer ist im Planungsbüro eigentlich Nachunternehmer?
Bei den meisten Bauvorhaben beauftragt der Bauherr Architekt, Tragwerksplaner, TGA-Planer und Landschaftsarchitekt jeweils selbst. Alle arbeiten zusammen, rechnen aber eigenständig ab, jeweils nach ihrem eigenen Leistungsbild und ihrer eigenen Honorartafel der HOAI (Gebäude § 35, Freianlagen § 40, Tragwerksplanung § 52, Technische Ausrüstung § 56). Die Kosten der Fachplaner belasten die Marge des Architekturbüros deshalb normalerweise nicht. Was das Büro selbst trägt, ist der Aufwand für die Koordination der Fachplaner, und der ist Teil der eigenen Grundleistungen.
Wird die gesamte Planung zentral über ein Unternehmen eingekauft, spricht man von General- oder Totalunternehmern bzw. -übernehmern. Solche Konstellationen treten vor allem bei Bauträgern oder Unternehmen mit eigenen Ausführungskolonnen auf und liegen außerhalb des typischen Planungsbüros. Für Architektur- und Ingenieurbüros bleiben als echte Nachunternehmer meist freie Architekten, Ingenieure und Zeichner, die das Büro selbst beauftragt.
Müssen freie Mitarbeitende ihre Arbeitszeit erfassen?
Die gesetzliche Zeiterfassungspflicht gilt für Arbeitnehmer, nicht für Selbstständige. Für das beauftragende Büro ist die Frage deshalb eine betriebswirtschaftliche: wie viele Stunden ein Freelancer in welche Leistungsphase steckt und ob das zum vereinbarten Honorar passt. Wie dieser Nachweis aussieht, regelt der Vertrag. Wer freie Mitarbeitende dauerhaft wie Angestellte einbindet, sollte außerdem das Risiko einer Scheinselbstständigkeit prüfen.
Wie bilde ich Freelancer-Stunden in der eigenen Projektzeiterfassung ab?
Am saubersten ist es, wenn freie Mitarbeitende einen eigenen Zugang zur Zeiterfassung des Büros bekommen und ihre Stunden direkt auf Projekt und Leistungsphase buchen, wie jeder andere Projektbeteiligte. Das lässt sich im Vertrag von Anfang an vorsehen. Stundenzettel per E-Mail, die später jemand im Büro abtippt, kommen dann gar nicht erst auf.
Beispiel aus der Praxis
Ein Architekturbüro plant ein Mehrfamilienhaus. In der Ausführungsplanung (LP5) reicht die eigene Kapazität nicht, ein freier Architekt unterstützt für rund drei Monate. Er bucht seine Stunden direkt auf LP5 des Projekts. Die Auswertung am Monatsende zeigt den gesamten Aufwand der Phase, eigenes Team und Freelancer zusammen, statt erst mit seiner Schlussrechnung.
Was bedeutet das für die Projektkalkulation?
Eine Leistungsphase, in der viel über freie Mitarbeitende läuft, wirkt bei reiner Betrachtung der eigenen Mitarbeiterstunden günstiger, als sie ist. Erst wenn die Freelancer-Stunden mit ihrem tatsächlichen Stundensatz im selben Projekt stehen, lässt sich beurteilen, ob das Honorar die Phase noch deckt.
Was gehört in den Vertrag mit freien Mitarbeitenden?
Die meisten Probleme entstehen, weil der Stundennachweis nirgends verbindlich vereinbart ist. Fünf Punkte gehören deshalb in jeden Vertrag mit Freelancern oder Subplanern:
- Form des Nachweises: Buchung direkt in der Zeiterfassung des Büros oder ein Stundenzettel in festem Format.
- Zuordnung zu Projekt und Leistungsphase als Pflichtangabe für jede gebuchte Stunde.
- Frist, bis wann Stunden gebucht sein müssen, damit sie noch in die laufende Projektauswertung einfließen.
- Vergütung als Stundensatz oder Pauschale je Leistungsphase, und wer Mehraufwand vorab freigibt.
- Umfang und Ende des Zugangs: welche Projekte sichtbar sind und dass der Zugang mit Auftragsende endet.
Im Streitfall, etwa bei einer Honorarkürzung oder Diskussionen über Mehraufwand, ist eine lückenlose, projektbezogene Dokumentation oft der einzige Nachweis, wie viel Aufwand tatsächlich angefallen ist und wann. Wer diese erst am Jahresende aus E-Mail-Anhängen zusammensucht, hat im Zweifel keine belastbare Grundlage.
Freelancer buchen direkt im Projekt
In TimeEngineer bekommen freie Mitarbeitende einen eigenen Zugang und buchen ihre Stunden direkt auf Projekt und Leistungsphase, wie jeder andere Projektbeteiligte. So steht ihr Aufwand neben den Stunden des Teams, ohne dass jemand im Büro Stundenzettel nachtragen muss.
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