Ratgeber
Projektkalkulation im Architekturbüro, Vor- und Nachkalkulation richtig nutzen
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Projektkalkulation im Planungsbüro besteht aus zwei Schritten: der Vorkalkulation, sobald das Honorar feststeht, und der Nachkalkulation nach Projektabschluss oder in laufenden Meilensteinen. Erst der Vergleich beider Werte liefert die Projektrentabilität. Ohne Nachkalkulation bleibt jede Vorkalkulation eine Vermutung, die sich nie verbessert.
Was ist der Unterschied zwischen Vor- und Nachkalkulation?
Die Vorkalkulation (Angebotskalkulation) schätzt den Aufwand pro Leistungsphase, meist auf Basis von Erfahrungswerten und der HOAI-Honorarzone. Die Nachkalkulation erfasst, wie viele Stunden tatsächlich angefallen sind, aufgeschlüsselt nach Phase, Mitarbeitendem und Aufgabe. Erst im Vergleich zeigt sich, ob eine Phase wie geplant lief.
Ab wann ist eine Vorkalkulation überhaupt möglich?
Belastbar meist erst ab LP3. Das HOAI-Honorar richtet sich nach den anrechenbaren Kosten auf Grundlage der Kostenberechnung (LP3), hilfsweise der Kostenschätzung (LP2), so regelt es § 6 Abs. 1 HOAI. Solange nicht einmal grob absehbar ist, was das Gebäude kosten wird, lässt sich auch das Honorar nicht seriös beziffern.
Für viele Büros ist das der wirtschaftlich schwierigste Teil eines Projekts: Grundlagenermittlung, Vorplanung und erste Entwurfsschritte laufen teils monatelang, bevor überhaupt ein Honorarangebot rausgehen kann. Umso wichtiger ist es, diese Stunden von Anfang an auf das Projekt zu buchen. Nur so zeigt die Nachkalkulation später, wie viel Vorleistung tatsächlich in einem Auftrag steckt.
Wie berechne ich die Projektrentabilität?
Die tatsächlichen Kosten ergeben sich aus den erfassten Stunden mal dem internen Stundensatz. Im Vergleich zum vereinbarten Honorar zeigt sich die reale Marge:
Projektrentabilität (%) = (vereinbartes Honorar − tatsächliche Kosten) ÷ tatsächliche Kosten × 100
Rechenbeispiel
Ein Architekturbüro plant ein Einfamilienhaus (LP1 bis LP5, Honorarzone III). Auf Basis der Kostenberechnung wird ein Honorar von 30.000 € vereinbart. Das Büro kalkuliert dafür 320 Stunden inklusive der bereits geleisteten Stunden, bei 75 € internem Stundensatz macht das 24.000 € geplante Kosten, eine geplante Marge von 6.000 € bzw. 25 Prozent.
Die Nachkalkulation zeigt: tatsächlich 385 Stunden, vor allem weil die Entwurfsplanung wegen zweier zusätzlicher Bauherren-Varianten länger dauerte. Tatsächliche Kosten: 385 × 75 € = 28.875 €. Die reale Marge sinkt auf 1.125 €, nur noch knapp 4 statt 25 Prozent.
Ohne Nachkalkulation wäre dieser Rentabilitätsverlust unsichtbar geblieben. Mit phasengenauer Zeiterfassung lässt sich zusätzlich erkennen, dass konkret die Entwurfsplanung das Problem war, was die nächste Vorkalkulation direkt verbessert.
Wie oft sollte nachkalkuliert werden?
Bei kürzeren Projekten reicht eine Nachkalkulation nach Abschluss. Bei mehrjährigen Projekten empfiehlt sich eine Zwischenkalkulation nach jeder abgeschlossenen Phase, damit eine Kostenüberschreitung nicht erst beim Endspurt in LP8 auffällt.
Woran erkennt man eine drohende Kostenüberschreitung frühzeitig?
Fünf Warnsignale, die vor der finalen Nachkalkulation schon sichtbar sind, wenn Stunden phasengenau erfasst werden.
- Eine Leistungsphase hat schon über 70 Prozent der geplanten Stunden verbraucht, ist inhaltlich aber noch nicht zur Hälfte fertig.
- Der Auftraggeber bringt wiederholt neue Varianten oder Änderungswünsche ein, ohne dass Vertrag oder Honorar angepasst werden.
- Mehrere Mitarbeitende buchen ihre Stunden nur noch pauschal auf das Projekt statt auf einzelne Leistungsphasen oder Aufgaben.
- Die Koordination mit den Fachplanern (Tragwerk, TGA) bindet deutlich mehr eigene Stunden als geplant, etwa durch zusätzliche Planungsrunden.
- Der Stundenverbrauch wächst zwischen zwei Monatsauswertungen schneller als der sichtbare Projektfortschritt.
Vor- und Nachkalkulation, ohne separate Excel-Tabelle
TimeEngineer zeigt Soll- und Ist-Stunden je Projekt und Leistungsphase live nebeneinander, nicht erst nach Projektabschluss. So lässt sich eine Kostenüberschreitung schon in LP2 erkennen, nicht erst beim Endspurt in LP8.
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